Ngày nay, có rất nhiều toà nhà được xây dựng để đáp ứng nhu cầu thuê văn phòng ngày càng cao của các doanh nghiệp. Vì vậy, các dịch vụ quản lý vận hành toà nhà văn phòng ra đời để cùng chủ đầu tư quản lý vận hành toà nhà hiệu quả. Cùng Taihei.com.vn tìm hiểu về dịch vụ này gồm những công việc gì và cách vận hành ra sao để mang lại hiệu quả.
Mục lục
Quản lý quản lý vận hành toà nhà văn phòng là gì?
Dịch vụ quản lý vận hành toà nhà văn phòng gồm công việc quản lý và vận hành nhằm mang lại hoạt động ổn định và hiệu quả. Dịch vụ này giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí, tối ưu các hoạt động quản lý, vận hành. Bên cạnh đó, quản lý toà nhà văn phòng hướng tới xây dựng một môi trường làm việc thoải mái, năng động cho những doanh nghiệp làm việc tại đó. Với dịch vụ quản lý, vận hành chuyên nghiệp, hình ảnh toà nhà được nâng tầm giá trị, mang đến lợi ích cho chủ đầu tư.
Công việc chính của dịch vụ quản lý vận hành toà nhà văn phòng
- Quản lý toà nhà văn phòng gồm nhiều công việc trong đó một số công việc chính bao gồm:
- Đảm bảo an toàn, an ninh với hệ thống PCCC và hệ thống an toàn khác
- Đảm bảo hệ thống ánh sáng, biển báo cùng các biển chỉ dẫn cụ thể trong toà nhà.
- Xây dựng các kế hoạch trong trường hợp cần sơ tán khẩn cấp
- Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng toà nhà thường xuyên, định kỳ
- Kiểm soát ngân sách, nhà thầu bảo dưỡng toà nhà
- Đảm bảo đáp ứng mọi tiện ích thiết yếu cho khách thuê văn phòng
- Đào tạo, hướng dẫn, quản lý đội ngũ nhân viên
- Giải quyết mọi thắc mắc, vấn đề từ người thuê
…..
Trên đây là một vài công việc chính của việc quản lý toà nhà văn phòng. Để thực hiện tốt toàn bộ hệ thống này, cần đến một dịch vụ quản lý chuyên nghiệp, có kinh nghiệm cũng như có tinh thần trách nhiệm với công việc.
Dịch vụ quản lý vận hành toà nhà văn phòng gồm những gì?
Dịch vụ quản lý nhân sự
Để các hoạt động quản lý toà nhà văn phòng diễn ra hiệu quả cần đến đội ngũ nhân viên ở nhiều vị trí khác nhau. Ban quản lý toà nhà có trách nhiệm giám sát chặt chẽ nhằm đảm bảo đội ngũ hoàn thành công việc. Đồng thời ban quản lý cần xây dựng chính sách khen thưởng, trách phạt để khuyến khích, động viên nhân viên.
Quản lý tài chính
Ban quản lý toà nhà văn phòng cần đảm bảo hoạt động văn phòng trơn tru với các khoản chi phí vận hành toà nhà thiết yếu gồm: vệ sinh, an ninh, cây xanh, … Bên cạnh việc quản lý, ban quản lý cần lập báo cáo tài chính hàng tháng để báo cáo chủ đầu tư.
Trường hợp ban quản lý được chủ đầu tư uỷ quyền thu phí thuê văn phòng, ban quản lý sẽ phải trực tiếp với khách hàng như thu phí và báo cáo gửi chủ đầu tư. Vì vậy, yêu cầu của bộ phận quản lý tài chính là cần mình bạch, rõ ràng các báo cáo để khách hàng tin tưởng và an tâm.
Công việc quản lý khách hàng
Đối với khách hàng mới, ban quản lý có nhiệm vụ tư vấn, hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc để khách thuê lựa chọn được không gian làm việc phù hợp. Bên cạnh đó, bộ phận chăm sóc khách hàng cần đảm bảo minh bạch giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
Đối với khách hàng hiện tại, ban quản lý cần tiếp nhận phản hồi, xử lý các khiếu nại và hỗ trợ kịp thời mọi vấn đề xảy ra trong suốt quá trình hoạt động. Ngoài ra, ban quản lý cần xây dựng chính sách để giữ chân khách hàng hiện tại này bằng các chương trình ưu đãi, chính sách hỗ trợ đối với khách thuê lâu dài. Điều này giúp gia tăng trải nghiệm cho khách hàng, tạo môi trường làm việc thoải mái, hiệu quả, mang đến lợi ích cho cả hai bên.
Dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật toà nhà
Đây là một công việc quan trọng của ban quản lý vận hành toà nhà văn phòng. Toàn bộ hệ thống kỹ thuật vận hành trong toà nhà như hệ thống điện, nước, internet, camera, điều hoà,.. cần được kiếm tra, bảo đưỡng dịnh kỳ mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho mọi khách hàng.
Dịch vụ vệ sinh
Một trong những vai trò của bộ phận quản lý vận hành toà nhà văn phòng không thể thiếu là dịch vụ vệ sinh. Không gian văn phòng từ sảnh, hành lang, cầu thang, nhà vệ sinh cần được vệ sinh, xử lý rác thải sạch sẽ. Công việc vệ sinh cần được thực hiện hàng ngày, 2 lần một ngày và định kỳ đối với những hạng mục vệ sinh sâu. Một không gian văn phòng sạch sẽ, đẹp đẽ không chỉ giữ chân khách hàng cũ mà còn là điểm cộng thu hút khách hàng mới.
Quản lý hệ thống an ninh toà nhà
Hệ thống an ninh toà nhà là nơi cần được trang bị đầy đủ, hoạt động ổn định và được giám sát liên tục bởi đội ngũ nhân viên an ninh chuyên môn cao. Điều này không chỉ giúp ban quản lý theo dõi những bất thường mà còn truy xuất những hoạt động đã xảy.
Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý vận hành toà nhà văn phòng là một nhiệm vụ quan trọng vừa liên quan đến tính hệ thống, vừa đảm bảo tính chi tiết. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
- Xây dựng kế hoạch chi tiết cho toàn bộ hệ thống toà nhà để ban quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng của toà nhà và có những biện pháp cải thiện chất lượng.
- Phát triển các giải pháp hỗ trợ công việc quản lý để giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Đưa ra các giải pháp giúp liên kết giữa các bộ phận và phòng ban và đảm bảo rằng chúng được diễn ra một cách hiệu quả nhất.
- Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý để tối ưu hóa quá trình quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho chủ đầu tư.
- Tuân thủ đầy đủ quy định về quản lý vận hành của pháp luật, đặc biệt là chú ý đến các quy định như Điều 105 của Luật Nhà ở năm 2014
- Lựa chọn dịch vụ quản lý vận hành toà nhà văn phòng kỹ lưỡng để phù hợp với nhu cầu và đảm bảo chất lượng.
Trên đây là những thông tin tổng hợp về vai trò, nhiệm vụ, công việc chính của dịch vụ quản lý vận hành toà nhà văn phòng. Từ đó chủ đầu tư có cái nhìn tổng quan về dịch vụ này để có hướng quản lý và theo dõi cũng như tìm kiếm đối tác phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
