Vệ sinh văn phòng là một công việc cần thiết, bắt buộc hàng ngày, hàng tháng và theo định kỳ của mỗi công ty, tổ chức. Dù bạn là doanh nghiệp đang tìm hiểu về công việc này hay dịch vụ vệ sinh văn phòng đi tìm chi tiết quy trình thực hiện, bài viết này dành cho bạn. Dưới đây, Taihei.com.vn sẽ tổng hợp chi tiết những công việc chính trong quá trình vệ sinh văn phòng, những nguyên tắc thực hiện cơ bản, quy trình thực hiện cũng như tiêu chí đánh giá để bạn có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết cho công việc này.
Mục lục
Vệ sinh văn phòng là làm những công việc gì?
Dịch vụ vệ sinh văn phòng là công việc bắt buộc hàng ngày để duy trì hình ảnh đẹp cho công ty, mang đến sự chuyên nghiệp. Và quan trọng nhất là tạo ra môi trường làm việc chất lượng, đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên.
Những công việc vệ sinh hàng ngày
Các công việc dọn dẹp vệ sinh hàng ngày bao gồm:
- Thu gom giấy vụn ở toàn bộ không gian để vứt vào thùng rác.
- Dọn dẹp rác ở các thùng rác sạch sẽ và thay túi đựng rác mới
- Hút bụi sàn nhà, thảm hàng ngày
- Lau, dọn các vết bẩn sạch sẽ bằng nước tẩy rửa chuyên dụng
- Lau chùi gương, cửa kính
- Sắp xếp tài liệu, giấy tờ đúng nơi quy định.
- Dọn dẹp các không gian từ khu vực lễ tân, phòng làm việc, phòng họp, phòng tiếp khách.
Những công việc vệ sinh hàng tuần
- Lau dọn các đồ đạc, nội thất, các thiết bị điện tử trong phòng như: bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy tính.
- Lau vệ sinh cửa sổ, lỗ thông hơi
- Dọn dẹp nhà vệ sinh vằng chất tẩy rửa chuyên dụng, thay giấy vệ sinh, bình nước rửa tay.
Những công việc vệ sinh hàng tháng
- Làm vệ sinh các thiết bị trong nhà vệ sinh như: máy sấy tay, máy khử trùng
- Vệ sinh các bề mặt đồ đạc trong văn phòng với nước tẩy rửa chuyên dụng
- Làm sáng bóng các nội thất gỗ
- Hút bụi, làm sạch các lỗ thông hơi, quạt gió trên cao.
- Quét mạng nhện trên tường và trần nhà
- Vệ sinh thảm trải sàn
Nguyên tắc vệ sinh văn phòng cơ bản
Nguyên tắc vệ sinh văn phòng cơ bản cần được tuân thủ để đảm bảo tính khoa học giúp quá trình vệ sinh được nhanh chóng, hiệu quả, sạch sẽ.
Nguyên tắc 1: Vệ sinh từ trên xuống dưới
Vệ sinh văn phòng cần được tiến hành từ tầng trên xuống tầng dưới.
Nguyên tắc 2: Vệ sinh từ trong ra ngoài
Vệ sinh từ trong văn phòng trước rồi đến vệ sinh các khu vực bên ngoài văn phòng như: khu vực hành lang, cầu thang, sảnh,…
Quy trình vệ sinh văn phòng cơ bản
Quy trình vệ sinh văn phòng sẽ nằm trong dịch vụ quản lý toà nhà văn phòng. Do đó, quy trình vệ sinh văn phòng sẽ được thực hiện dựa theo các bước tiêu chuẩn, cơ bản như sau:
Bước 1: Xác định vị trí, khu vực cần vệ sinh và kiểm tra các thiết bị trước khi tiến hành dọn dẹp
Bước 2: Phân công số lượng nhân lực phù hợp vào các khu vực cần vệ sinh
Bước 3: Thu gom và phân loại rác, thay túi rác mới trong văn phòng
Bước 4: Vệ sinh các đồ đạc, nội thất trong văn phòng như: bàn làm việc, ghế, máy tính,..
Bước 5: Lau kính cửa sổ, cửa ra vào, quét dọn, hút bụi, lau sàn,..
Bước 6: Đánh giá hiệu quả thực hiện
Tiêu chí đánh giá
- Sàn nhà sạch sẽ, không có rác, không bụi bẩn, không có các vết ố vàng
- Tường và trần nhà không có mạng nhện và bụi bẩn
- Các mặt bàn và các thiết bị không bị bám bụi và không có vết bẩn
- Sọt rác sạch sẽ, được thay túi mới hàng ngày
- Văn phòng có mùi thơm nhẹ
- Vật dụng, đồ đạc được sắp xếp gọn gàng, đúng vị trí
Lưu ý khi vệ sinh văn phòng
- Công việc vệ sinh văn phòng cần được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, cụ thể để không ảnh hưởng đến thời gian làm việc của doanh nghiệp.
- Lưu ý khi lau chùi vệ sinh không di chuyển tài liệu hay vật dụng.
- Không nên sử dụng ổ cắm trong văn phòng để cắm máy hút bụi nhằm đảm bảo máy tính bị cắt điện đột ngột, ảnh hưởng đến thiết bị.
- Vệ sinh thiết bị điện tử nên sử dụng khăn khô để không bị điện giật.
- Phân loại chất liệu mặt bàn, tủ để sử dụng hoá chất vệ sinh phù hợp.
Cách đánh giá một đơn vị vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp
Chuyên nghiệp
Đơn vị vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp thường có quá trình tuyển chọn – đào tạo nghiệp vụ từ cơ bản đến cao cấp. Các nhân viên vệ sinh đều đảm bảo các tiêu chuẩn từ về sức khoẻ và năng lực làm việc. Đặc biệt, các công việc được phân chia phù hợp, sự phối hợp ăn ý với nhau. Thêm vào đó là tác phong làm việc chuyên nghiệp, không ảnh hưởng tới các nhân viên văn phòng khác.
Dụng cụ vệ sinh hiện đại
Bên cạnh chuyên môn, nghiệp vụ vệ sinh từ cơ bản đến chuyên sâu, một trong các yếu tố không thể thiếu là công cụ hỗ trợ hiện đại, hỗ trợ cho nhân viên vệ sinh. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp cho quá trình vệ sinh được chuyên sâu, sạch sẽ hơn.
Quy trình vệ sinh khoa học, tiêu chuẩn
Bất kỳ đơn vị vệ sinh văn phòng nào cũng sẽ thiết lập một quy trình thực hiện tiêu chuẩn để áp dụng rộng rãi và dễ dàng đánh giá quá trình thực hiện. Nếu đơn vị vệ sinh đưa ra được quy trình chuyên nghiệp, quá trình thực hiện sẽ diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
Tác phong làm việc chuyên nghiệp
Để đánh giá một đơn vị vệ sinh văn phòng, yếu tố đầu tiên dễ thấy chính là tác phong làm việc:
- Thứ nhất về đồng phục gọn gàng, tóc búi gọn với phụ nữ.
- Thứ hai về cách thức làm việc: không trò chuyện nhiều, không nói lớn, không gây ảnh hưởng đến nhân viên văn phòng khác trong quá trình thực hiện.
- Thứ ba: không ăn uống trong quá trình làm việc và xả rác bừa bãi.
Kinh nghiệm thực hiện
Không phủ nhận ngày nay có nhiều đơn vị vệ sinh văn phòng mới, trẻ trung, năng động. Nhưng điều quan trọng hơn cả là kinh nghiệm lại không đủ. Vì vậy, doanh nghiệp có thể lưu ý đến những đơn vị đã có kinh nghiệm nhiều năm trên thị trường. Thông qua website, profile doanh nghiệp, qua quá trình trao đổi để đánh giá được mức độ kinh nghiệm của đơn vị này. Từ đó có những cân nhắc về việc thuê hay không.
Trên đây là tất cả những yếu tố cơ bản từ nguyên tắc, quy trình, công việc chính của dịch vụ vệ sinh văn phòng mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Từ đó có những hiểu biết tổng quan về công việc này và những cách thức để đánh giá, lựa chọn đơn vị vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp.
