Quản lý bãi giữ xe chung cư an toàn, hiệu quả, chuyên nghiệp nằm trong quy trình quản lý vận hành toà nhà chung cư. Không chỉ giúp chủ đầu tư nâng cao giá trị toà nhà mà còn giúp cư dân, khách hàng an tâm khi sử dụng dịch vụ tại toà nhà. Dưới đây là cách quản lý bãi giữ xe chung cư tối ưu được Taihei.com.vn tổng hợp và chia sẻ chi tiết.
Mục lục
Tại sao cần quản lý bãi giữ xe chung cư?
Việc kiểm soát, quản lý bãi giữ xe là một trong những vấn đề ưu tiên hàng đầu tại các chung cư hiện nay. Là điểm tiếp nhận, lưu giữ, trông coi phương tiện di chuyển cho hàng nghìn cư dân, khách ra vào chung cư. Nếu như khâu kiểm soát, quản lý lỏng lẻo sẽ xảy ra các vấn đề như:
- Mất mát tài sản của người gửi phương tiện gây tổn thất đến tài sản của ban quản lý chung cư.
- Ảnh hưởng đến danh tiếng của chung cư, giảm giá trị của toà nhà khi an ninh lỏng lẻo.
- Mất thời gian quản lý, kiểm soát khi không thiết lập một quy trình kiểm soát, quản lý bãi giữ xe một cách chặt chẽ.
Như vậy, khi khởi động, set up hệ thống quản lý bãi giữ xe chung cư chuyên nghiệp cùng quy trình chặt chẽ sẽ giúp cho quản trình quản lý được thuận tiện:
- Quản lý an ninh chặt chẽ được số lượng xe ra vào.
- Quản lý tài chính khi thu phí ra vào.
- Quản lý thông tin khách hàng gửi xe cố định và thu chi của bãi.
- Mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt cho cư dân và khách vãng lai khi phân khu rõ ràng, đảm bảo bãi xe luôn gọn gàng, ngăn nắp, dễ sử dụng.
- Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh khi quá tải chỗ để xe, cần có người thường xuyên giám sát, hỗ trợ người dân và khách để đúng nơi quy định.
Lợi ích khi quản lý bãi giữ xe chung cư chuyên nghiệp
Quản lý bãi giữ xe chung cư là cần thiết. Nhưng đó phải là một quy trình quản lý bãi giữ xe chuyên nghiệp. Khi đó sẽ mang lại lợi ích cho cả cư dân và chủ đầu tư. Cụ thể:
Đối với cư dân: Thuận tiện sử dụng, tiết kiệm thời gian, công sức khi tìm kiếm vị trí để xe. Đồng thời cư dân được đảm bảo an toàn tài sản, giúp người dân yên tâm sinh sống và làm việc.
Đối với chủ đầu tư: Tối đa diện tích sử dụng và nâng cao hiệu quả khai thác giá trị toà nhà. Dễ dàng phát hiện sự cố của hệ thống cơ sở vật chất và xử lý ngay. Từ đó giúp giảm chi phí bảo trì bãi đỗ xe. Nâng cao hình ảnh và uy tín cho chủ đầu tư và nâng cao giá trị toà nhà.
Cách thức quản lý bãi giữ xe hiệu quả
Dưới đây là một số cách thức quản lý bãi giữ xe chủ đầu tư có thể tham khảo để áp dụng:
Phân chia khu vực để xe theo phương tiện và theo đối tượng
Đây là một trong những cách để đảm bảo cư dân cố định của toà nhà có đầy đủ chỗ để xe, cũng như dễ dàng cho công tác quản lý.
Theo phương tiện
Cần tách từng khoang nhỏ phù hợp với phương tiện xe đạp, xe máy và ô tô. Điều này giúp cho việc sắp xếp phương tiện dễ dàng hơn và giảm những va chạm không đáng có.
Theo đối tượng
Một bãi giữ xe sẽ có nhiều đối tượng khác nhau như: cư dân cố định, cán bộ nhân viên toà nhà, khách vãng lai hay đối tượng ưu tiên. Vì vậy, việc phân chia khu vực để xe theo phương tiện sẽ giúp người gửi dễ dàng và quản lý cũng dễ dàng hơn. Cần có biến hiệu chỉ dẫn rõ ràng, dễ hiểu và nổi bật để mọi người đều nhìn thấy.
Đảm bảo phân bố đủ nhân sự cho khu vực bãi đỗ xe
Nhân sự coi giữ bãi giữ xe chung cư rất quan trọng. Ban quản lý cần có kế hoạch phân bổ nguồn nhân sự cho hiệu quả, hợp lý.
Về thời gian: Cần đảm bảo phải có người túc trực 24/24 tại bãi đỗ xe để đáp ứng nhu cầu và quản lý an ninh. Chủ đầu tư có thể chia một ngày thành nhiều ca trực và luân phiên giữa các nhân viên nhằm đảm bảo công tác phục vụ và đảm bảo sức khoẻ của nhân viên.
Về số lượng nhân viên coi giữ bãi đỗ xe: Ban quản lý cần tính toán số lượng để không gây lãng phí chi phí hoặc thiếu nhân sự khiến quá trình quản lý bãi giảm hiệu quả.
Bố trí nhân sự tại các điểm chốt: Bên cạnh các nhân sự ở khu vực ra, vào bãi xe, ban quản lý cần bố trí nhân sự ở những điểm chốt chính, nút giao các luồng di chuyển để hỗ trợ cư dẫn kịp thời khi cần.
Thiết lập quy trình quản lý chi tiết cho bãi đỗ xe
Đối với bãi giữ xe chung cư cần thiết lập quy định cụ thể, chặt chẽ để đảm bảo quá trình vận hành nhất quán và mang lại hiêu quả cao. Ngoài ra, khi có sai phạm sẽ dễ dàng xử phạt theo quy định đã đề ra. Về quy định, ban quản lý cần nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên:
Đối với nhóm cư dân cố định tại chung cư:
- Mỗi cá nhân sinh sống tại toà sẽ được cấp thẻ vé xe, mỗi thẻ tương đương 1 xe. Khi ra vào toà nhà đều phải xuất trình thẻ xe.
- Các gia đình sống tại chung cư cần khai báo số lượng phương tiện và đăng ký thẻ xe cũng như nộp phí đầy đủ hàng tháng.
- Các cư dân cần dừng đỗ phương tiện đúng khu vực theo loại xe và theo nhóm đối tượng theo biển chỉ dẫn.
- Giữ vệ sinh chung, hạn chế va chạm gây thiệt hại tài sản của người khác.
- Khai báo với ban quản lý toà nhà kịp thời ngay khi mất thẻ xe.
Đối với nhóm khách vãng lai
- Ban quản lý xe sẽ cấp thẻ ngày và trả phí theo lượt. Tuỳ theo phương tiện và khung giờ lưu giữ xe sẽ có mức phí phù hợp.
- Các bãi giữ xe thường thu phí ngày và phí qua đêm riêng.
- Khi vào khách sẽ được cấp thẻ và quẹt lại thông tin phương tiện. Khi ra, khách xuất trình đúng thẻ đó. Nếu trùng khớp và thanh toán phí thì khách sẽ được rời đi.
- Khách cần giữ vệ sinh chung và hạn chế va chạm với các phương tiện khác.
- Phải báo ngay với bảo vệ coi giữ xe để xử lý kịp thời. Khách sẽ phải chịu phí khi làm mất thẻ xe.
Trên đây là những lợi ích khi quản lý bãi giữ xe chuyên nghiệp cũng như quy trình quản lý bãi giữ xe được tổng hợp chi tiết. Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích với ban quản lý toà nhà nhằm đảm bảo an toàn, an ninh trong bãi đỗ xe cũng như góp phần nâng cao trải nghiệm cho cư dân và khách hàng.
