Lễ tân toà nhà chung cư tưởng chừng là một công việc đơn giản khi chỉ tiếp đón và hướng dẫn khách hàng ra vào toà chung cư. Thế nhưng đây lại là công việc cần linh hoạt mọi tình huống và không hề dập khuôn như mọi người nghĩ. Vậy vị trí lễ tân toà nhà chung cư là làm những gì? Công việc cụ thể ra sao, yêu cầu những kỹ năng gì? Và đặc biệt nếu muốn trở thành lễ tân toà nhà chung cư, bạn cần trau dồi những kỹ năng thiết yếu gì? Cùng Taihei.com.vn tìm hiểu ngay sau đây.
Mục lục
Lễ tân toà nhà chung cư làm công việc gì?
- Chịu trách nhiệm tiếp đón và hỗ trợ cư dân cũng như khách hàng các thủ tục đăng ký khi ra vào toà nhà chung cư.
- Xử lý các văn bản, tài liệu liên quan đến toà nhà chung cư.
- Chịu trách nhiệm thông báo, nhắc nhở cư dân, khách hàng tuân thủ các quy định của toà nhà.
- Tiếp nhận, giải đáp mọi thắc mắc từ phía khách hàng, cư dân. Tổng hợp ý kiến đóng góp của cư dân lên cấp trên nếu không thể giải quyết. Sau đó thông báo lại tình hình cho cư dân, khách hàng.
- Đảm bảo nắm rõ tình hình sử dụng căn hộ và thông tin liên hệ với chủ hộ.
- Hỗ trơ cư dân và khách hàng các công việc như quẹt thẻ thang máy, nhận hàng hoá, gọi xe cứu thương trong trường hợp cần thiết.
- Đặc biệt, liên kết, phối hợp với các bộ phận khác trong toà nhà xử lý các sự cố về an ninh hay PCCC,…
Yêu cầu của công việc lễ tân toà nhà chung cư
- Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
- Kỹ năng sử dụng các thiết bị máy tính, máy in, máy fax,…
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng xử lý các tình huống, sự cố phát sinh
- Luôn thân thiện và nhiệt tình với mọi cư dân, khách hàng
- Cách thức tổ chức công việc hợp lý, hiệu quả.
Học làm lễ tân toà nhà chung cư ở đâu?
Hiện nay, chưa có trường đại học nào cung cấp chuyên ngành đào tạo Lễ tân. Tuy nhiên, ở một số chuyên ngành khác, học viên sẽ được trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc lễ tân. Ví dụ: ngành “quản trị nhà hàng – khách sạn, du lịch – khách sạn, ngàng quản trị nhân lực”. Bạn có thể tìm hiểu các ngành này ở các trường đại học trên cả nước nếu muốn theo đuổi công việc này.
Một lựa chọn khác có thể giúp bạn giảm thời gian học tập và nâng cao trải nghiệm là học các khoá học nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều khoá đào tạo nghiệp vụ này, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm trên internet hoặc tham khảo những người đi trước để có thể tìm được khoá học uy tín.
Trở thành nhân viên lễ tân toà nhà chung cư chuyên nghiệp với các kỹ năng sau
Ngoại hình là yếu tố quan trọng số 1
Do tính chất công việc là tiếp xúc với hàng trăm khách hàng mỗi ngày, lại thuộc khu vực lễ tân, nên ngoại hình là yếu tố quan trọng đầu tiên. Rất nhiều toà nhà chung cư lựa chọn rất kỹ về phần ngoại hình, có thể là khuôn mặt, chiều cao. Tuy nhiên yếu tố cần chăm chút ở ngoại hình đó là trang phục gọn gàng, tác phong chuyên nghiệp và thái độ thân thiện. Đặc biệt, lễ tân toà nhà chung cư cần vận dụng thực hành mỉm cười đúng lúc để mang đến một hình ảnh đẹp, thân thiện cho toà nhà.
Kiến thức nghiệp vụ lễ tân
Sau ngoại hình là cần thiết, tiếp đó là đến kiến thức về nghiệp vụ lễ tân toà nhà chung cư. Bạn phải nắm rõ toàn bộ công việc của mình để đảm bảo khi khách hàng thắc mắc, bạn có thể giải đáp cho họ một cách nhanh chóng. Ngược lại, nếu các kiến thức về công việc bạn không nắm rõ sẽ khiến khách hàng không hài lòng. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của toà nhà chung cư.
Kỹ năng giao tiếp
Đặc trưng của công việc lễ tân toà nhà chung cư là phải tiếp xúc, giao tiếp với đa dạng các đối tượng khách hàng ra vào chung cư khác nhau. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp là không thể thiếu. Đây là điều cần thiết để giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng lần đầu đến toà nhà. Từ đó nâng cao hình ảnh cho toà nhà chung cư, giúp chủ đầu tư gia tăng giá trị khai thác toà nhà.
Xử lý tình huống linh hoạt
Bên cạnh thái độ làm việc chuyên nghiệp, kỹ năng xử lý tình huống là vô cùng cần thiết đối với nhân viên lễ tân toà nhà. Bởi trong số đa dạng khách hàng ra vào chung cư mỗi ngày, sẽ có một phần nhỏ khách hàng khó tính. Trong trường hợp này, nhân viên lễ tân cần giữ được thái độ bình tĩnh, tác phong nhẹ nhàng, khéo léo, chủ động lắng nghe, thấu hiểu, ghi nhận góp ý để xử lý tình huống phù hợp nhất. Những kỹ năng xử lý tình huống này, nhân viên lễ tân cần được học – vận dụng – cải thiện liên tục để trau dồi và rút kinh nghiệm.
Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh
Hiện nay, các toà nhà chung cư không chỉ dành cho người Việt mà còn có cả khách hàng là người nước ngoài. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc, kỹ năng ngoại ngữ là cần thiết nếu bạn mong muốn làm công việc này.
Tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng hiện nay đều được các trường cao đẳng, đại học đào tạo. Tuy công việc lễ tân toà nhà chung cư không đòi hỏi chuyên sâu, nhưng bạn cần nắm được những thao tác tin học cơ bản để đảm bảo sử dụng tốt các phần mềm quản lý toà nhà chung cư. Điều này giúp bạn phục vụ tốt cho công việc như kỹ năng thống kê số lượng khách hàng, số phòng trống hay các giao dịch thanh toán,…
Với những chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng đã cung cấp phần nào những thắc mắc cơ bản về vị trí công việc lễ tân toà nhà chung cư. Nếu bạn yêu thích công việc này, hãy bắt tay vào trau dồi những kỹ năng cần thiết và tìm kiếm những toà nhà chung cư phù hợp để apply ngay thôi!
