Dịch vụ quản lý vận hành toà nhà hiện nay là một dịch vụ khá phổ biến và được nhiều các chủ đầu tư lựa chọn sử dụng để vận hành bất động sản hiệu quả. Tuy nhiên, việc giám sát vận hành toà nhà cần được thực hiện thường xuyên, liên tục để đảm bảo sự toà nhà vận hành suôn sẻ, thuận lợi. Dưới đây Taihei.com.vn sẽ tổng hợp những tiêu chí giúp chủ đầu tư, ban quản trị hay bộ phận giám sát đánh giá quá trình hoạt động của đơn vị quản lý. Từ đó có những đề xuất để thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế.
Mục lục
Giám sát vận hành toà nhà là gì?
Nếu nói công việc vận hảnh quản lý toà nhà là công việc liên quan đến tổng thể dịch vụ trong toà nhà, thì giám sát vận hành toà nhà là bộ phận có trách nhiệm quản lý nhà thầu dịch vụ này. Việc giám sát bao gồm mọi hoạt động từ giám sát tình hình tài chính, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, cho thuê văn phòng,… đến các dịch vụ tiện ích khác trong toà nhà.
Việc giám sát dịch vụ không chỉ để báo cáo cho quản lý toà nhà nắm rõ tình hình mà con nhằm đảm bảo kiểm soát chất lượng dịch vụ toà nhà, hướng tới việc mang đến trải nghiệm tốt cho người dân, khách hàng.
Tiêu chí giám sát vận hành toà nhà
Tiêu chí giám sát vận hành toà nhà đi theo những dịch vụ mà nhà thầu toà nhà thực hiện. Hiểu đơn giản hơn là đơn vị thầu những dịch vụ nào của toà nhà thì sẽ cần giám sát những dịch vụ đó. Mục đích là để mọi hoạt động đều có kiểm soát, đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Giám sát vận hành toà nhà theo điều khoản hợp đồng
Ban quản trị toà nhà có trách nhiệm theo dõi và giám sát mọi hoạt động của đơn vị quản lý vận hành toà nhà theo thoả thuận đã ký kết. Từ đó đảm bảo trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành toà nhà đối với công việc chung, hướng tới mục tiêu chung là đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cư dân.
Giám sát tình hình tài chính
Quản lý tài chính là hạng mục bắt buộc cần có đối với mọi toà nhà dù quy mô lớn hay nhỏ. Ban quản lý toà nhà cần giám sát tình hình tài chính do đơn vị vận hành thực hiện để báo cáo lại với Hội nghị Nhà chung cư.
Các hạng mục thu chi trong toà nhà bao gồm: phí quản lý vận hàng, an ninh, vệ sinh, lương nhân viên, điện nước,.. Để kiểm soát chặt chẽ và linh hoạt mọi khoản thu chi này, ban quan trị cần ứng dụng công nghệ vào quản lý toà nhà, để không cần thông qua báo cáo của đơn vị quản lý vận hành mà vẫn nắm rõ. Tuy nhiên, phần lớn ban quản trị toà nhà gặp khó khăn trong việc giám sát tài chính vì chưa có nhiều kinh nghiệm.
Giám sát chất lượng dịch vụ của toà nhà
Chất lượng dịch vụ của nhà cần ban quản lý toà nhà giám sát như dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ trông xe,…Đây là những dịch vụ quan trọng góp phần mang tới trải nghiệm tốt hay không đối với cư dân hay những người đến thăm toà nhà. Do đó, việc giám sát này rất quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ của toà nhà.
Giám sát vệ sinh, bảo vệ
Ban quản trị cần giám sát chất lượng vệ sinh của toà nhà hàng ngày, định kỳ. Trong đó gồm môi trường bên trong toà nhà và cảnh quan xung quanh để mang đến một môi trường sạch sẽ, an toàn và thẩm mỹ. Dịch vụ bảo vệ cần được bảo đảm, giám sát 24/24 nhằm mang đến môi trường an toàn, văn minh cho cư dân và khách hàng.
Giám sát dịch vụ trông giữ xe
Dịch vụ trông giữ xe là một trong những dịch vụ cần chú trọng nhất thể hiện ấn tượng đầu tiên với khách hàng và phản ánh chất lượng quản lý của toà nhà. Vì vậy, ban quản trị cần giám sát dịch vụ này để đảm bảo công tác bảo vệ, sắp xếp, biển bảng chỉ dẫn được dễ dàng, tiện lợi và an toàn.
Giám sát hệ thống kỹ thuật toà nhà
Hệ thống kỹ thuật là yếu tố cần quan tâm hàng đầu khi trực tiếp ảnh hưởng đến cuộc sống, sinh hoạt và học tập của người dân. Việc giám sát vận hành toà nhà cần thực hiện công việc giám sát kỹ thuật thường xuyên, liên tục để hạn chế sự cố phát sinh, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, an toàn.
Bên cạnh đó, việc giám sát vận hành toà nhà cần giám sát đến quá trình bảo dưỡng, bảo trì toàn bộ hệ thống kỹ thuật trong toà nhà. Đặc biệt là hệ thống thang máy, hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy, internet, camera,…
Đánh giá tình hình toà nhà và cư dân
Mặc dù thuê đơn vị quản lý vận hành toà nhà nhưng ban quản trị toà nhà cần chủ động giám sát theo dõi mọi hoạt động tổng thể của toà nhà. Từ đó nắm bắt được tình hình hoạt động của cư dân và khách hàng trong toà nhà cụ thể hơn để đảm bảo có những phương án quản lý phù hợp.
Hy vọng, với những tiêu chí đánh giá giám sát vận hành toà nhà này sẽ giúp ban quản trị nắm được những hạng mục tổng quan. Bên cạnh việc đảm bảo chất lượng dịch vụ của đơn vị quản lý vận hành toà nhà, ban quản trị toà nhà sẽ có những chiến lược thay đổi phù hợp với tình hình thực tế, tạo ra trải nghiệm tích cực cũng như tối đa hoá lợi nhuận cho chủ đầu tư.